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このメール、結局何が言いたいの・・？
仕事で社内や取引先からメールを受け取って、こう感じたことはありませんか？
メールはコミュニケーションに欠かせないツールですが、読みにくいメールは逆に相手に誤解を与えたりしがちです。
IT サポートエンジニアとして働いている筆者は、毎日大量のメールや文章を見ています。
こんな筆者が読みにくいと感じてきたメールの例をもとに、読みやすい仕事メールの書き方をご紹介します。
読みやすい仕事メールの5つの書き方
読みやすい仕事メールを書くには以下のような方法があります。
- 中身がわかるような件名を書く
- 誰を対象にしているのか冒頭ではっきりさせる
- 1段落を長くしすぎない
- 文章が長くなる場合は構造化する
- 結論を最初に書く
それぞれ悪い例とともに、どのように改善できるのかを見ていきましょう。
筆者について
本題に入る前に少しだけ自己紹介させてください。筆者は IT 企業で働くサポートエンジニアです。
毎日の仕事では以下のような場面で、多くのメールを見ています。
- お客様とのやり取り
- 社内のやり取り
この中には読みやすいメール、読みにくくて理解に時間がかかるメールなど様々なものがあります。
読みにくい仕事メールのデメリット
メールだから相手が読めればいいんじゃないかな？
こうお考えになる方もいると思います。もちろん相手がわかればどんな内容でも良いと思います。
「行動してもらう」例は以下のように相手にお願いするときです。
- この日までに書類を送ってほしい
- ソフトウェアなどを、こんな設定で動かしてほしい
社外に送るときはもちろんですが、同僚にメールするときも「読みにくい」メールだと以下のようなデメリットがあります。
- 相手が理解するのに時間がかかる
- 伝わりづらいところを返信して確認しないといけない
とくにメーリングリストなどで複数の人に送る場合は、多くの人の時間を奪うことにもつながります。
最悪の場合は読まずに削除されたり、ちょっと読んで開封済みにされているかもしれません。
それでは実際に見てきた悪い例をもとに、読みやすい仕事メールの書き方を見ていきましょう。
悪い例に学ぶ読みやすい仕事メールの書き方
ここでの例に出しているものは実際に見たそのままではなく、一部を架空のものに変えています。
件名から中身がよくわからない
開封すらされないパターンのメールに多いのが「件名がよくわからない」です。
例えば以下のような件名です。
上の例での「チケット番号」は、社内システムでの管理番号のようなものだと思ってください。
この場合、送る側と受け取る側では考え方に以下のようなギャップが生じることがあります。
- 送る側：社内システムを番号で検索すればすぐわかるだろう
- 受け取る側：どの件だろう？すぐわからないしあとでいいや
送る側としては意外にやりがちですが、実際に受け取る側がどう思うか考えてみると書き方に違いが生まれます。
誰を対象としているのかわからない
最初しか読まれないパターンのメールに多いのが、「自分が対象なのかわからない」です。
例えば以下のような文面ではじまるメールです。
今日は皆さんにやってもらいたいことがあってメールしました。
「To」や「CC」で少人数に送られていれば自分のことだと気づくかもしれません。
しかしあなたのまわりにもなかなかメールに返信してくれない人や、提出物の期日を守ってくれない人はいませんか？
広い範囲に送られるメールで以下のようなことが続くと、受け取るほうもやがてメールを見る気がなくなってしまいます。
- 実は特定のチームだけが対象だった
- 全社員に送られるものの、自分が読む必要はなかった
「このメールはどんな人に向けて書いたものなのか」を冒頭にしっかり書くことで、見た人に「自分に関係あるんだ」と思わせることで行動してもらえる可能性が高まります。
1段落の文章が長すぎる
途中で読む気を失くすパターンのメールに多いのが、「1段落の文章が長すぎる」ことです。
例えば1段落が以下のような文章だったら、どう感じるでしょうか。
さすがに冒頭からここまで長い文章で突っ走る人は少ないと思いますが、文章の中だと意外にこうなっているパターンはよく見かけます。
とくに長い文章がずーっと続き、段落が変わったと思ったらまた長い文章が続く・・というメールは読むのに疲れます。
先ほどの例だと以下のように適度に改行を入れるとどうでしょうか。
株式会社○○商事 鈴木様
いつもお世話になっております、有限会社ランカークのfidnです。
先日はお忙しいところ貴重な時間を頂戴いたしまして誠にありがとうございました。
いただいた資料を拝見し、いくつか確認させていただきたい事項がございましたのでご連絡させていただきます。
Aというソフトウェアについてお伺いしたいのですが革新的な機能や費用の安さや今までにない使いやすさが特徴であるようにお見受けし、試用期間やライセンスの購入方法について詳細をお伺いしたく考えております。
またBというサービスについてもお伺いしたく思っています。Bのサポートはどのように・・・
これなら文章の間に適度に間隔が空いていて、少し読みやすくなります。
長いのに構造化されていない
最後まで読む気がなくなるパターンのメールに多いのが「長いのに構造化されていない」ことです。
「ブログ記事かな？」と思うぐらい、長文のメールを受け取ることはありませんか？
もちろん内容によっては長文になってしまうのは仕方ありませんが、読みやすくする工夫をすることはできます。
例えば先ほど出てきたメールの文章では、以下の部分に読みにくさを感じた方もいるのではないでしょうか。
この部分は以下のように書き直すとどうでしょう。
■ソフトウェアの機能・価格について
Aというソフトウェアについてお伺いいたします。以下の部分が特徴とお見受けしました。
・革新的な機能
・費用の安さ
・今までにない使いやすさ
このため試用期間やライセンスの購入方法について、詳細をお伺いしたく考えております。
見出しやリストを使って構造化することで、より読みやすくなったと思います。
要点がよくわからない
メールを読んでも結局なにを伝えたかったのかわからないパターンのメールに多いのが、「どこに要点があるかわからない」ことです。
ここまで出てきた工夫をしても、長くなってしまうメールはどうしてもあります。
長いメールだと読む相手の時間をもらうことになるため、2回や3回見ないと要点がわからないメールは避けたいものです。
先の例にも出てきた、以下のようなわかりにくい文章があったとします。
「いくつか確認させていただきたい事項」と書かれても、メールを最後まで読まないといくつあるのかわかりません。
この部分は以下のように書き直すとどうでしょうか。
今回ご連絡したのは、以下の 2 つの製品について確認させていただきたいためです。
・Aというソフトウェアの機能や価格について
・Bというサービスのサポートについて
各内容についてそれぞれ記載いたします。
■Aというソフトウェアの機能や価格について
Aというソフトウェアについてお伺いいたします。以下の部分が特徴とお見受けしました。
（続く）
最初のほうを読めば、確認したいことは大きく 2 個あるというのがわかると思います。
結論を先に書くのは、以下のような場面でも有効です。
- 相手に何かしてもらいたい場合、先にやってほしいことを書いてそのあとに理由を書く
- 何かを報告する場合、結果を先に書いてそれに至った理由を書く
番外編：場合によってはメールを使わない選択もアリです
ここまではメールをいかに読みやすくするかを記載してきました。
とくに以下のような場面では、メールよりも電話してよかったと感じることが多いです。
- メールの返信やり取りが長くなり、話がややこしくなってきた
- 文章だけのやり取りの中で、何か誤解が生まれていそうな雰囲気がある
- どうも相手が怒ってそうな文面に感じる
「でも電話は拘束されるのがちょっと・・」という方もいらっしゃいますよね。
こんな人にはいきなり電話するより、相手の希望や日程を聞いてからのほうがより丁寧な印象を与えると思います。
おわりに
読みやすい仕事メールを書く 5 つの方法をもう一度まとめます。
- 中身がわかるような件名を書く
- 誰を対象にしているのか冒頭ではっきりさせる
- 1段落を長くしすぎない
- 文章が長くなる場合は構造化する
- 結論を最初に書く
いろいろ偉そうに書きましたが、実はすべて筆者がやってきた失敗で改善したものばかりです。
あなた自身とメールを受け取る方、両方がハッピーになる参考になれば嬉しいです。
